Система электронного документооборота для управления персоналом (КЭДО) от VK HR Tek предоставляет возможность цифровизации различных кадровых процедур и интеграции личных кабинетов для сотрудников, специалистов по работе с персоналом и руководителей.
Структура КЭДО: описание продукта
Данный инструмент помогает организациям оптимизировать время и ресурсы, затрачиваемые на ведение документации, а также снизить расходы на доставку. Система КЭДО распространяется на широкий спектр HR-процессов, включая оформление трудовых договоров, создание списков ознакомления с внутренними регламентами, обработку различных типов отпусков (индивидуальных и групповых), формирование приказов, организацию командировок и другие этапы.
В КЭДО реализована функция предотвращения просрочек подписания документов, которая автоматически определяет сроки исходя из даты начала кадрового события, а также система уведомлений, способствующая своевременному завершению процесса. Использование усиленной электронной подписи гарантирует наличие меток времени во всех подписанных документах.
Система КЭДО от VK HR Tek позволяет оптимизировать обработку документов, снизить финансовые затраты организации на ведение документации и высвободить время сотрудников.
Возможность интеграции сервиса охватывает такие системы, как 1С, БОСС-HRM, SAP, «Галактика ERP» и другие программные комплексы для ведения учета, а также персональные кабинеты пользователей. Особое внимание уделяется обеспечению безопасности и сохранности данных: информация дублируется и хранится на нескольких серверах, Центры обработки данных сертифицированы согласно стандарту Tier 3. Все операции пользователей фиксируются и сохраняются без ограничения срока хранения, обеспечивается защищенное HTTPS-соединение. Продукт регулярно тестируется на предмет уязвимостей как внутренними экспертами, так и приглашенными специалистами, при этом он размещен на трех российских платформах программы Bug Bounty. Сервис внесен в реестр отечественного программного обеспечения и имеет аттестат соответствия требованиям ФСТЭК.
Концепция создания КЭДО родилась в VK, когда перед командой разработчиков одного из продуктов встала необходимость упрощения процесса подписания документов в бумажном формате. Выяснилось, что отсутствует электронная подпись. Проведенный анализ рынка и действующего законодательства показал, что рынок готов к широкому переходу на использование КЭДО, поэтому было принято решение о создании нового продукта.
История разработки системы КЭДО: от автоматизации оформления отпусков до создания многофункциональной платформы
В VK предложили HR-специалистам провести испытания новой разработки, которая послужила фундаментом системы электронного документооборота в сфере управления персоналом. Первоначально внедрение включало оформление документов, связанных с предоставлением отпусков. По мере необходимости разработчикипостепенно добавлялись новые этапы, определяемые частотой их применения внутри организации. Эффективность функционирования оценивалась по доле заявлений, прошедших полную электронную процедуру подписания. Этот параметр позволял анализировать и совершенствовать систему оповещений и удобство использования для сотрудников.
Одновременно сотрудники отдела кадров компании Tek активно информировали потенциальных клиентов о своем решении. Группы специалистов, занимающихся автоматизацией HR-процессов, и VK Tech работали в тесном взаимодействии, осуществляя тестирование и совершенствование инструмента, а также поэтапно расширяя долю кадровых документов, оформляемых с использованием электронной подписи. Помимо этого, сотрудники отдела кадров VK принимали участие в тестировании пользовательского интерфейса продукта и высказывали рекомендации по его улучшению. Часть этих рекомендаций впоследствии была реализована в виде уникальных функций, которые применяются также и в других организациях.
Развитие VK HR Tek от внутреннего решения к ведущей позиции на рынке
В 2022 году команда представила минимально жизнеспособный продукт (MVP) системы электронного документооборота (КЭДО) внутри VK и одновременно начала презентовать его на рынке. Специалисты VK Tech тесно взаимодействовали с коллегами из HR-отделов клиентов, чтобы адаптировать продукт к потребностям бизнеса и разъяснить компаниям особенности технологии, которая была относительно новой для оформления кадровых документов.
В настоящее время ИТ-система функционирует как централизованная платформа для сотрудников, специалистов по персоналу и руководителей. В начале 2025 года VK HR Tek занял первое место заняла позицию в рейтинге российских систем КЭДО, подготовленном «РБК Исследования рынков». Продукт был отмечен за его передовые технологические характеристики, надежность и безопасность.
В течение 2024 года группа VK HR Tek отказалась от исключительно кастомизированной разработки и начала развивать свой продукт в сторону многофункциональной платформы самообслуживания для персонала, предусматривающей создание дополнительных инструментов для решения типовых задач: составления графиков отпусков, оформления командировочных расходов с подключением к внешним сервисам, а также портала новостей компании и сообществ по интересам.
Результаты опроса показали высокий уровень удовлетворенности пользователей КЭДО VK HR Tek – 92% респондентов выразили положительное мнение. Опыт использования VK HR Tek демонстрирует, что наиболее эффективные решения возникают в результате самостоятельного решения внутренних задач с учетом потребностей конечных потребителей, поскольку все больше организаций переходят на цифровые инструменты управления персоналом.
